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正为了保证电子文件归档时达到上一讲所提及的质量要求和技术要求,就要对电子文件实施全过程的监督和控制,明确电子文件生成、流转等相关部门的职责;对必需的元数据和背景信息项提出归档要求;确定电子文件积累的要求和归档工作的流程;提出电子档案检索与查询、查阅申请与审核、全文浏 相似文献
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从电子文件形成的源头抓起,首先做好电子文件的积累,凡是反映电子文件真实性、有效性．保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次,要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作,并进行在线归档 相似文献
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一、归档电子文件的收集积累面对多种多样的各类电子文件,首先进行科学地分类划分。电子文件可实时收集,其归档范围应当参照纸质文件的归档范围,包括文书和医疗业务工作的电子文件。同时,注意将电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据保存起来,形成有机的结合体,保证电子文件不遗漏、不散失。 相似文献
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开展电子文件的归档工作是电子文件转化为电子档案的必经程序和关键环节。对日后工作有参考利用价值的电子文件是否都被齐全完整地归档,证明电子文件形成环境、产生运转过程、操作的人员与时间等信息的元数据和背景信息是否被一并归档,这些都决定了电子档案的真实、完整、安全和日后能否被有效地利用。 相似文献
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电子文件是单位和个人在公务活动中形成的各种数字形态记录。它由文件的内容、结构和背景信息构成,并借助元数据进行描述、使用和信息交换。由于电子文件依赖于计算机软硬件系统,具有非直读性、易修改性、信息和载体的可分离性等特点,因此在形成环境、归档过程、安全保障等方面有更高要求,需要根据电子文件的自身特性,采取迥异于传统档案的方式进行归档和管理。 相似文献
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电子文件的归档是将经过鉴定的有参考和利用价值的电子文件,从计算机或网络存贮器上拷贝或记录到可移动的介质上,以便长期保存的工作过程。归档后的电子文件即成为电子档案。一、对电子文件的鉴定《电子文件归档与管理规范》指出,电子文件的鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定真实性是对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定,确认其与形成时 相似文献
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本文基于美国民事诉讼联邦规则对电子发现要求的视角,通过对比分析电子发现与电子文件长期存取在现实中关于用途、元数据(信息包)和信息工作流程(信息流)、收集(归档)范围以及人员这几方面的需求,揭示两者的主体对象虽然都是电子文件信息,但需求却迥然不同这一矛盾.最后,提出了对我国电子证据发展的启示. 相似文献
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主要技术对档案管理的影响第一,文件固化技术及其对档案管理的影响:有助于实现电子文件的全程管理,在电子文件从文件阶段到档案阶段的生命周期中,可以利用OFD (Open Fixedlayout Document)一并采集元数据、留存背景信息、留存电子文件多种稿本,从而提高归档电子文件质量,有效落实全程管理的要求;可用于长期保存电子档案。 相似文献
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国家社会科学基金项目2004年度课题立项评审结果揭晓,南京政治学院上海分院信息管理系张正强教授申报的《XML的电子文件管理元数据标准研究》获得重点课题立项,这也是档案学惟一获得重点课题立项的项目。电子文件在其产生、流转、归档及保管的整个过程中,不仅要保证其能够在空间上跨平台处理与交换,而且要保证其在时间上能够适应计算机系统的更新换代,即在其后十年、百年甚至是更长的时间都能够不失真实性与凭证性地被读取。电子文件这一管理要求对电子文件的格式、元数据的封装及其管理提出了相当高的要求。电子文件元数据是保证并且证明… 相似文献
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本文选择郑州市网格化管理平台作为试点,开展对专业系统中原生电子文件的归档接收实践,将生成、运行于郑州市网格化管理平台中的信息转换为可脱离其软硬件环境、封装有其元数据的电子档案,并加有数字水印,使其具有凭证功能,再进入数字档案馆系统中长期保存。郑州市网格化管理信息从生成到归档至郑州市数字档案馆系统中长期保存的整个过程中,始终可以保障信息的可用性、完整性和不可抵赖性。 相似文献
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政府电子文件归档中,预接收活动主要开展涉及政府归档电子文件的结构、背景及其内在关联的知识组织,是保证电子文件元数据高质量组织的关键环节。参照国内外政府电子文件接收实践,本文设计了通用政府电子文件预接收模块GPM,并深入分析了其业务流程、功能,及其应用中的参考依据、职能分工,应用说明、更新。 相似文献
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归档电子文件的质量控制与元数据的应用 总被引：1，自引：0，他引：1
本文从分析电子文件质量的概念和构成要素着手,将归档电子文件的质量控制标准分为合格和优质两类,将其质量管理分为初级和高级两个阶段,又将元数据对归档电子文件质量控制的功能分为描述型和管理型两类,并在此基础上提出了应用两类元数据控制两类归档电子文件质量的基本思路。 相似文献
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随着河南油田办公自动化系统"一期"、"二期"的推广应用,电子公文大量产生,其重要性和利用的方便性日益凸现.电子文件归档后形成的数字档案在档案管理中所占的地位和比重也迅速上升.电子文件作为一种新型的记录形式,异于传统的纸质文件.一份完整的电子文件,不仅包括内容信息,还包括元数据和背景信息.针对河南油田机关档案工作长期以来以纸质文件为基础建立的传统管理模式,必须适应企业信息化建设的需求,改变管理模式,为企业提供更有效的档案服务. 相似文献
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根据辽宁省电力有限公司《电子档案管理暂行办法》,并参照国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,总结出适合铁岭电厂电子档案管理方法.
一、电子文件的收集、积累
1.电子文件的收集范围.在科研、设计、生产、实验和业务管理活动中形成的可作为档案保存的电子文件及其支持软件,应及时按归档范围收集积累,保证电子档案归档的及时性和完整性.电子档案的归档范围及类型如下:(1)图像文件:由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件.(2)图形文件:由CAD系统生成的二维、三维图形文件.(3)数据文件:各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件. 相似文献
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对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存,是档案信息化建设的一项重要内容。电子文件的归档,就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。一、电子文件及时收集的必要性从我国现阶段看,电子文件的保留、妥善保护等方面都存在很多问题,会直接影响电子文件的归档质量。主要有以下因素:(1)草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。在一些草稿性电子文件中,包含着许多重要的修改过程信息,具有查考价值,应列为归档内容进行保存,不可任其清除。(2)… 相似文献
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电子文件管理元数据元素语义的结构化是表征元素语义构成部分及其关系的过程,目的是为了实现元数据元素语义结构的标准化.这种结构化主要包括语义结构化和语法结构化.元数据元素语义的结构化是最基本的语义结构化,是保证元数据基本元素和子元素理解的一致性、实现基本元素和子元素互操作的关键.标准化的元素语义结构有助于实现文件管理元数据描述电子文件的准确性,保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性,保证电子文件的法律证据价值.图7.参考文献4. 相似文献
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通过对电子政务系统的开发与利用,全面实现政府的无纸化、自动化办公,为保证所产生的电子文件进行即时的收集、存储及利用等管理活动,各个机构必须使用档案管理系统,并将其完整地融入到整个电子政务系统当中,以此为文件的归档做好准备。为了确保归档工作的顺利进行,档案工作者要把电子文件的归档要求贯穿到文件的撰发至归档整个工作流程中去,也就是我们所说的文档一体化。这一超前控制做法,能够更好地保障归档后档案的真实性、完整性。 相似文献