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电子文件及电子档案管理初探 总被引：3，自引：0，他引：3
王贺芹 《现代图书情报技术》2002,(Z1)
针对电子文件及电子档案的定义、种类及其归档范围;电子文件的收集、整理,电子档案的鉴定,检索与保护等管理问题进行了探讨。 相似文献
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电子档案的利用有着方便快捷、信息量大、共享性强等特点。档案组在制定《电子文件光盘存储归档与管理的要求》基础上,已开始进行电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档与利用工作,实施了备份制。 相似文献
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电子文件的产生是档案信息资源管理备受关注的热门话题和不容回避的前沿课题.电子文件归档后与传统的纸质档案一样,都遵循档案管理的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等工作流程,但由于电子文件的特性,给传统的档案管理,如:信息载体形式、归档管理理念、收集鉴定内容、提供利用方式及人才结构等方面都注入了更加丰富的内涵. 相似文献
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高校设备档案的计算机化管理 总被引：2，自引：0，他引：2
1设备电子文件的归档管理.计算机管理会带来大量电子文件的出现,出于设备档案的归档管理具有很强的技术性及自身的特殊性,更具有一般档案管理的共性,因此,在电子文件的形成、收集、整理、保管之前就应做好规范管理. 相似文献
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随着计算机技术、网络技术、通讯技术的飞速发展,更多的公文将以电子文件的形式产生和存储,这使传统的立卷归档理论与实践受到很大冲击。各级政府、各部门将会更多地以电子文件的形式进行公文流转,新的形势要求不断探索立卷归档的新思路、新方法,以利于更好地为各级机关和部门服务。一、电子文件的鉴定电子文件的立卷归档要在办公自动化条件下,对档案实行电子信息处理,随着每年数据的更新,过期数据应由业务部门按档案部门的统一要求进行鉴定,编目整理,移交给档案部门保存。1.电子文件归档前的鉴定。因为电子文件的收集积累范围通常要比其归… 相似文献
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从医院档案管理的发展史看,先后经历了传统管理阶段,即简单、落后的手工操作;科学管理阶段,即收集、整理、鉴定、保管、利用几大环节的划分,同时对档案库房温湿度调节,归档用纸,书写工具选用都采用了科学方法;随着办公自动化的广泛普及,电子计算机及网络技术的应用已渗透到医院的各个方面,本文仅就如何做好医院的归档纸质文件与电子文件配套管理工作作一探讨.
一、医院档案人员应掌握归档纸质文件与电子文件配套管理工作所需的基本技能[1]
1.应掌握归档纸质文件与电子文件配套管理工作所涉及的基本术语及内涵. 相似文献
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电子文件的归档是对收集质量的一次检验,在当前条件下,可从以下几方面确保电子文件归档齐全、完整、准确、安全。1.归档范围。一般说来,纸质文件的归档范围同样适用于电子文件的归档,因此,凡是纸质档案有电子版的,该电子版文件就应归档。在理想状态下,这是检验电子文件归档齐全完整的有效手段。但有关管理信息系统(MIS)数据的收集,现实中由数据库技术应用形成的各类报表,来源于专门软件基于数据库(表)中数据的运行结果,档案人员对此类文件的管理是力不从心的。所以,当前电子文件收集与归档范围应确定重点。从文件类别上区分,应主要收集那… 相似文献
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本文通过对电子文件产生过程、原因的分析,结合传统档案管理规范,对电子文件档案化管理进行初步探讨,认为:大量的电子文件必须纳入档案管理,但要保证电子文件的原始性、真实性和完整性;对电子文件进行规范化收集和积累是基础;认真进行电子文件的分类、甄别和鉴定与归档是关键和核心;电子档案的保存与维护是对电子文件进行档案化管理的保证。 相似文献
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对电子文件进行及时的收集和归档并使之得到长期保存,是档案信息化建设的一项重要内容。电子文件的归档,就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。一、电子文件及时收集的必要性从我国现阶段看,电子文件的保留、妥善保护等方面都存在很多问题,会直接影响电子文件的归档质量。主要有以下因素:(1)草稿性电子文件处于“自生自灭”状态。在一些草稿性电子文件中,包含着许多重要的修改过程信息,具有查考价值,应列为归档内容进行保存,不可任其清除。(2)… 相似文献
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2005年初，省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》，分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作，具有很强的可操作性，使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性，决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。 相似文献
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2005年初,省档案局印发了《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》,分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作,具有很强的可操作性,使新兴的电子档案管理工作有章可循。电子文件归档后形成的电子档案的特性不同于传统的纸质档案的特性,决定了其在保存与维护方面的复杂性和特殊性。如何保存、维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是档案工作者急需解决的问题。第一,要保证电… 相似文献
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<正>一、电子档案的整理目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。(一)文书电子档案整理1、内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一、按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二、将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同保管期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成;组盘后,档案人员应以统一 相似文献
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着社会信息化、网络化的不断发展,档案数字化、档案信息网络化、电子公文归档和进馆已成为档案馆(室)工作的必然方向,所以,必须重视电子公文管理和归档利用工作。要做好这项工作,应从电子公文的形成、积累、收集、归档、整理、进馆等各个环节着手,加强电子公文的管理与归档。纸制文件一经形成,其内容与载体不可分离,不易改变;而电子公文是以数字形式存储在载体上的,其内容和载体能够分离,可以改变,这对认证电子公文的原始性和纸制文件有很大的区别。目前,国家出台的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理的要求》,《档案管理软件功能要求… 相似文献
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正实现电子文件科学归档、科学管理,意义重大深远。研制开发一套实用性比较强的管理系统也并非是一件容易的事情。下面,我从电子文件管理、电子文件鉴定、电子文件组卷等几个方面谈点粗浅认识,与同行们商榷。1.电子文件管理。电子文件模块又可以分为文件的收集与整理两个子模块。其中,文件收集模块将自动地对政务网站中正在办理以及已经发布的各种类型的文件进行采集;文件整理模块将采集到的文件进行整理、分类、标注,内容 相似文献
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1实施文档一体化管理,加强对CAD电子文件的前端控制由于电子文件和传统的纸质文件形成方式和属性的不同,对电子文件若仍按纸质文件归档时的整理方式进行管理则事倍功半,我们在整理、收集、归档2002年以前的电子文件时深有感触。为此,我们在制定CAD电子文件(即电子版本的工程底图档案)管理归档办法时,引入文档一体化理念,加强对电子文件的前端控制。首先建立了总工负责制的CAD电子文件管理体系。授权档案室对全院各设计人员生成CAD电子文件的全过程进行监管,生产处各项目负责人的设计任务是否彻底完成以档案室签署CAD电子文件归档登记… 相似文献
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一、电子档案的整理 目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带。为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。1、文书电子档案整理。一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一,按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二,将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。 相似文献