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当人们谈到文件归档就很容易想到纸质文件的归档.但电子归档是一项更为复杂的工作,原因是大多数电子文件形成人习惯于传统观念,认为电子文件不是文件容易忽视归档,或恐于增加工作量而不愿做此项工作.或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉计算机操作技术的人来说,就不像从事纸质文件归档工作轻车熟路,容易产生畏难情绪.电子文件归档工作要立足事实,在规划电子文件归档工作时,应从本部门的办公自动化与信息管理工作实际情况出发,捋清信息产生的源头,使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理工作的程序,要建立归档制度. 相似文献
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2005年初,省档案局印发了<辽宁省电子文件归档与管理暂行规定>,分别从管理体制和职责、电子文件的收集与归档、电子文件的移交和接收、归档电子文件的保管、归档电子文件的利用及归档电子文件的统计、鉴定和销毁等几方面明确了电子文件的归档与管理工作,具有很强的可操作性,使新兴的电子档案管理工作有章可循. 相似文献
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随着信息技术的发展,办公自动化系统应用越来越普及,电子文件成为党政机关办公行文的主要载体.机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档.如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题.
一、基本概念
1.电子文件概念
根据《电子文件归档和管理规范》,电子文件是指在数字设备和环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.电子文件是不是电子档案?显然不是.电子档案指机关、团体、企事业单位和其它组织在处理公文过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件. 相似文献
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随着高校办公自动化的完善和现代信息技术的发展,产生了大量的电子文件.由于传统的收集归档习惯,人们比较注重纸质档案的归档而忽视电子文件的归档.为此,本文着重对本单位电子文件收集归档存在问题及对策进行探讨,力求从根本上解决电子文件归档问题. 相似文献
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电子文件的归档,是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式.为保障电子文件的及时归档和有效利用,笔者认为,各级档案管理部门在推动电子文件归档工作中,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,明确任务、职责. 相似文献
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电子文件的归档范围及其保管期限研究是电子文件归档管理中的一个重要课题.由于电子文件管理的特殊性,决定着它不同于纸质文件管理,因而,在其归档范围和保管期限上并不能与纸质文件完全等同. 相似文献
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与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪.笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作中,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度. 相似文献
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对当前电子文件归档办法的有关问题进行简述,认为只有规范,才能保障电子文件归档完整、系统、真实、安全,电子文件归档的完整、系统、真实、安全是对电子档案商品价值应担负的职责;电子文件归档规范的根本目的不在于维护电子文件的本身的权益,而是站在电子档案商品价值和利用价值的高点,为保障全社会成员所应享有的信息权利而制定的电子文件归档办法. 相似文献
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正一、电子文件归档范围从文件内容上看,应按照国家及电子行业所规定的归档范围来制定电子文件的归档范围。在电子文件生成过程中所产生的相关表格、单据、电子备份文件及其所对应的纸质打印件等,需要同电子文件一并归档。另外,一些与电子文件相关的磁性载体资料,其记录内容包括:操作日期、使用日期、记录密度模式、文件号、系列号、当前目录状态等著录内容,也同样需要进行归档。需要归档的电子文件主要有7种类型:1.字处理文件。主要是以文字作为基础构成的电子文件,其表现形式主要是文字文件和表格文件。2.视频文件。主要包 相似文献
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在档案现代化管理工作中,电子文件归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作,或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪.笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度.…… 相似文献
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办公自动化、无纸化的出现,使档案管理进入了纸质文件与电子文件共同归档的时代.电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机才能编目归档,这对于熟悉操作技术的人来说,比纸质文件立卷归档更得心应手.但是,推动电子文件归档工作要立足现实,着眼未来. 相似文献
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我们在第一讲中介绍了什么是电子文件,知道了电子文件的范围很广,那么,什么样的电子文件需要归档呢?严格来讲,需要归档的电子文件应该是一份完整的,经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件.如果单位没有启用电子公章,也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档.因此,只是利用计算机起草,工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存.
从电子文件的内容上看,其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定,各单位一般应将反映本单位主要职能,包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围. 相似文献
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随着高校办公自动化水平的提高,OA电子文件逐渐成为电子文件归档的重要内容.目前,很多高校在设计办公自动化系统时没有考虑到归档问题,电子文件由文秘部门和档案部门分段管理,而档案人员并不熟悉电子文件的背景信息,容易造成归档背景信息不全、电子文件不完整,甚至严重失真. 相似文献
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推动电子文件归档工作要看的长远,出发点要踏实,在规划电子文件归档工作时,应从信息管理工作的大局出发,顺应其规律,搞清信息产生的源头,使电子文件归档纳入信息管理的工作程序,并建立好归档制度.
一、电子文件的归档范围
计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度,在这种欠成熟的技术环境下,电子文件的法律凭证性、管理制度、管理方法等存在这样那样的问题,很多单位将电子文件转换为纸质文件,或代为履行其文件职能(如票据需打印盖章后才有效),或证实电子文件信息真实性的安全副本. 相似文献
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随着信息技术的迅猛发展,办公自动化的结果,产生了两类需要归档的文件:电子文件和纸质文件。有人说,在电子文件兴起的今天.我们完全没有必要再对纸质文件进行归档,似乎认为未来是电子文件、电子档案的天下。还有一种人认为.电子文件是虚拟文件,不具有档案的物质实体,应以纸质文件归档为主流。笔者认为,现阶段电子文件和纸质文件将会长期并存,从档案 相似文献
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随着电子政务的实施,各级党政机关、群众团体和企事业单位信息化程度在不断提高,电子文件的数量也越来越多。电子文件在归档方面存在一系列问题,加强电子文件归档管理势在必行。一、电子文件归档管理存在的问题从目前来看,电子文件的收集、存储等方面都存在很多问题。1.电子文件的归档易被忽视。电子文件作为新生事物,对它的功能和作用,人们还未充分认识,更没有引起足够的重视。许多使用办公自动化网络系统的单位,对电子文件没有进行整理、鉴定、归档,仅是把电子文件存储在硬盘内。这样,一旦网络系统或计算机发生故障,电子文件很容易丢失。… 相似文献
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与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷入来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度.…… 相似文献